Легализация документов: консульская легализация документов и проставление штампа «Апостиль»

   Эмиграция, вступление в брак, устройство на работу, открытие своей фирмы или счета в банке на территории другой страны и др. требуют обязательной легализации документов, к которой относится легализация - и документов консульских,  и прочих документов, где требуется проставление штампа «Апостиль».

Почему легализация документов необходима?

   Легализация документов – комплекс действий, направленных на обеспечение документам юридической силы на территории другой страны: установление, засвидетельствование и подтверждение подлинности имеющихся на документе (или документах) печатей и подписей должностных лиц и их соответствия требованиям закона страны происхождения.

   Таким образом, юридической силой обладают лишь документы, поданные на территории России, на территории же другого государства следует провести их легализацию. Не осуществляется легализация документов в следующих случаях:

• в учреждении, в которое предоставляются юридические материалы, не требуется легализация документов;
• заключено двустороннее соглашение между странами, согласно которому легализация документов не обязательна;
• в виду определенного характера/вида документации, из-за чего легализация документов не требуется

Внимание! Если легализация документов не производится, необходимо, прежде всего, сделать удостоверение в ТПП РФ и консульстве страны назначения. В любых других случаях легализация документов проводится.

   Осуществляется легализация документов только на территории страны оформления или выдачи документа. Обязательной юридическая процедура «Легализация документов» является не для всех типов документов и не требуется в странах, с которыми у Российской Федерации заключен базовый двусторонний договор, согласно которому не производится легализация.

Легализация документов бывает 2 типов: консульская легализация и документов с проставлением штампа «Апостиль».

   Штамп «Апостиль» проставляется в документах, если страна назначения – участник Гаагской конвенции. Если же страна участницей конвенции не является, для завершения официальной процедуры, по которой осуществляется легализация документов, необходима консульская легализация документов.

   При консульской легализации документов производится перевод, заверение документа и впоследствии его перенаправление в соответствующие органы.
Нотариально заверенный  перевод необходим для правильной легализации и отправки документа в страну назначения, или для его легализации на территории Российской Федерации. Как правило, к нотариальному заверенному переводу и оригиналу предъявляются определенные требования, содержание которых зависит от вида и типа легализуемых документов. Перевод документов на русский язык обязателен для предоставления в различные официальные органы.

   Департамент внешнеэкономических связей Ленинградской Торговой Промышленной Палаты (ЛТПП) решает вопросы по консульской легализации документов: по оформлению, переводам, нотариальным заверениям и пр. Телефон: (812) 334-49-66

  Апостиль – также не менее важный тип легализации документов. Апостиль (или апостилирование) – это штамп, проставляемый на документах, исходящих из официальных органов стран-участников Конвенции. Апостиль ставится на документах в соответствии с Гаагской Конвенцией об отмене требований легализации иностранных официальных документов (Гаага, 5 октября 1961г.) Таким образом, апостиль проставляется на следующих официальных документах: свидетельство о рождении, браке, разводе, смерти, справка из органов ЗАГС, также штамп апостиль печатается на  документах об образовании - дипломах и аттестатах.

Внимание! Апостиль проставляется только на оригиналах документов. То есть апостиль ставится на официальных документах: заявлениях, соглашениях, доверенностях и прочих документах, заверенных нотариусом. Исключения в проставлении штампа «апостиль» составляют копии засвидетельствованных нотариусом оригиналов документов.

   Существуют особые случаи при проставлении апостиля, при которых штамп «апостиль» ставится только на нотариально заверенную копию. Так апостиль может быть напечатан в виде штампа на документах: свидетельство о постановке на учет в налоговом органе, свидетельство ОГРН, уставы обществ, на документах, выданных учреждениями бывших союзных республик в составе СССР (до 01.01.1992 г.)

   Проставление штампа «апостиль» является необходимым условием, в первую очередь потому, что именно апостиль удостоверяет подлинность подписи и, соответственно, должность лица, подписавшего документ, а также подлинность печати или штампа, которыми этот документ скреплен. Проставляется апостиль как на подлинниках официальных документов, так и на копиях, засвидетельствованных в нотариальном порядке.

Документы, на которые НЕ проставляется апостиль:

1. Согласно Гаагской конвенции апостиль не проставляется на «документы, совершенные дипломатическими или консульскими агентами» и на «административные документы, имеющие прямое отношение к коммерческой или таможенной операции» (то есть доверенности на совершение сделок, перемещение товаров через границу, договоры/контракты о поставке товаров и предоставлении услуг, о выполнении различных работ и расчетов по ним).
2. Проставление штампа «апостиль» не требуется в случае международного договора об отмене или упрощении этих процедур. Так двусторонними договорами и Конвенцией о правовой помощи и правовых отношениях (от 22 января 1993 года) документы на территории одной из Договаривающихся Сторон изготовленные/засвидетельствованные учреждением или специально уполномоченным органом, на территории другой страны не нуждаются в легализации. В отношении подобных документов может быть осуществлен только нотариально заверенный перевод.

Технология проставления штампа «апостиль»

   Печатается апостиль на свободном от текста месте документа, либо на его обратной стороне, ставится апостиль на отдельном листе бумаги. При этом листы документа, в частности лист, где есть штамп «апостиль», скрепляются и прошиваются вместе. В свою очередь, количество скрепленных листов заверяется подписью лица, проставляющего апостиль.

Сроки проставления штампа апостиль:
Апостиль печатается в течение 5-7 рабочих дней в стандартном порядке. Заявки, полученные на проставление срочного апостиля, рассматриваются в индивидуальном порядке.

   После удостоверения посредством апостиля, а также в случаях, когда легализация документов не потребовалась, производится перевод документов. В этом случае верность перевода свидетельствуется нотариусами из государственных структур или занимающихся частной практикой, а также консульскими учреждениями РФ.